Главная - Статьи - Архивация документов нумерация страниц

Архивация документов нумерация страниц


Оглавление:

Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации


Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями. Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.

Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что <*>: — объем дела не должен превышать 300 листов; — толщина дела не должна быть более 40 мм. На заметку При большем объеме документов дело необходимо разделить на самостоятельные тома <*>. Шаг 3. Составляем опись дел Описи дел необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года <*>.

Пример Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2019 году.

Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.

Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела <*>: — постоянного хранения; — временного (свыше 10 лет) хранения; — по личному составу; — со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

На заметку Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.

Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК <*>. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила <*>: 1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером; 2) соблюдать валовый порядок нумерации дел.

Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год. Пример Если в описи дел по личному составу за 2019 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.

Отметим, что номер описи состоит:

1.2.

Оформление дел

Индекс дела, номер тома (части) переносится на обложку из номенклатуры дел.Заголовок дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации.

Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения.В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости — заголовок каждого тома (части), например:Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года.Том.
При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения.В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости — заголовок каждого тома (части), например:Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года.Том.

1. Промышленность.Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года.Том 2. Сельское хозяйство.В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется отметка «Копии». Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается (п.

4.26 Правил).В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и др.), например:Приказы N N 1 — 188 общества по основной деятельности.При заполнении строки «Крайние даты» на обложке дела указываются даты (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.Если в дело включены документы, дата которых выходит за рамки крайних дат документов дела, под строкой «Крайние даты» делается запись: «В деле имеются документы за.

год(ы)». При составлении описей дел данная запись может указываться в графе Примечание.Дата дела может не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, в заголовках которых отражаются даты или период, к которому относятся документы дела.Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.Если делом является журнал, то датой дела будут

Как нумеровать листы при сшивании.

Ошибки в нумерации. Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи. В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий.

Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера.

Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п. происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия всегда актуален, под рукой, и нем только то, что нужно делать по данному предприятию, о прочих удобствах можно почитать отзывы, посмотреть видео, а главное — примерить!

И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации.Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний.

Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки.

После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1.

Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте.

Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.Источник: https://firstjurist.ru/darenie/kak-schitat-listy-pri-sshivanii: Как прошивать

Нумерация листов дела

4.1.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.4.1.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.4.1.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.4.1.11.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.4.1.11.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.4.1.12.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.4.1.13.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.4.1.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.4.1.15.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их ведомственным архивом к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Приложение N 20. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.

Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка. Например:

«На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»

.Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист.

На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке.

Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным

Как правильно пронумеровать и сшить документы

Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид.

На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка. Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб.

После этого документы изымаются из скоросшивателя.Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись.

Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук.

Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив.

В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до 250 листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола.

Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета.

После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается.

Как правильно нумеровать листы для архива

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г.

имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение.

Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.); списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда; карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2); личные дела; лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); акты о несчастных случаях, связанных с производством; тарификационные ведомости; табелиАрхивная обработка документации: что она собой представляет?В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением).На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов. Документы различаются и по срокам хранения.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Для этого необходимо расположить их по группам

  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело
  • Для прошитого пакета документов допускается следующее:

    1. распределить документы без нумерации
    2. упустить этап систематизации документов
    3. возможна подача документов без заверительной надписи

    Этап 1:

    1. Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

      Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

      Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

    2. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
    3. Сколько делать отверстий?

      Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

      Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    1. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

      Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

    2. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
    1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.

      Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

      Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

    1. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.
    2. С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.

      Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

    Правила архивирования документации

    реквизиты документов. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) необходимо подготовить к оформлению, оформить и учесть.

    Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя: -систематизацию документов в делах; -проведение экспертизы ценности документов в делах; -оформление дел; -составление описи дел структурного подразделения. Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными* за ведение делопроизводства.

    Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве.

    В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) — самый поздний.

    Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п. В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

    *Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что

    «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации»

    .

    Список литературы 1.Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001 2.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения. – М., 1998.

    3.ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.

    Оформляем дела на постоянное хранение

    На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д.

    В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов. Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило.

    Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50. Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

    В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

    1. временного (свыше 10 лет) срока хранения;
    2. постоянного срока хранения;
    3. документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

    Этапы оформления каждого тома.

    Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке: 1) нумерация листов дела; 2) составление внутренней описи дела; 3) оформление листа-­заверителя дела; 4) подшивка или переплет документов дела; 5) оформление обложки (титульного листа). Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый.

    Как правильно подшивать документы?

    Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации.

    Затем документацию опечатывают.В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид. На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка.

    Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя.Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись.

    Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук.

    Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до 250 листов.

    В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола.

    4. Порядок нумерации листов

    4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором.

    Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.4.2.

    Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.4.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.4.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

    Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.4.5.

    Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.4.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.4.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.4.8.

    Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.4.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.4.10.

    Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь, сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).4.11.

    В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново.

    При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.4.12.

    В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).4.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.4.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д.

    соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.4.15.

    После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 2).4.16.

    В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).4.17. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).4.18. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201.

    Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности N 543 осужденного Иванова А.В.Начальник отделадело/судопроизводстваСмирнова Т.А.15.04.2005

    3.6.

    Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

    Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

    При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.