Главная - Статьи - Как правильно сделать бланк письма организации

Как правильно сделать бланк письма организации


Как правильно сделать бланк письма организации

Создаем шаблон письма в MS Word


В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10). Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне.

Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.).

Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11). Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле.

Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).

■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников.

Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена.

Иными словами, необходимо эти поля подписать.

Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter). В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис.

12. ■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки.

Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям.

Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка.

Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13). В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14). Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой.

Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K.

Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку.

Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15)

Деловое письмо. Образец и бланк

» Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса.

С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы.

Единая их классификация отсутствует.

Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  • гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  • коммерческие предложения;
  • извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  • оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
  • рекламация (официальная претензия);
  • сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  • подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  • просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
  • напоминание;
  • поздравление;
  • приглашение;
  • благодарственные;
  • рекомендательные;
  • соболезнования.

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании.

Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем. Прежде всего, необходимо определиться с темой письма.

При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.). Теперь можно приступать собственно к написанию письма.

Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора. Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все.
Обычно набор ограничивается следующими:

  • название организации;
  • адрес (почтовый и/или юридический);
  • ИНН, КПП;
  • данные о контактах (телефон, факс);
  • адрес электронной почты;
  • банковские реквизиты;
  • дата написания;
  • регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит.

Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере. В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.
В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение.

Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!» Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  • причина или цель написания;
  • основная часть;
  • итоговая часть (вытекающая из основной);
  • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  • должность лица, подписавшего письмо;
  • ФИО исполнителя;
  • список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим).

Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно. Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается. Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким.

Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы. Форма письма должна быть максимально корректной. Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла.
для облегчения чтения и понимания его смысла.

Это создает благоприятное впечатление. Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон.

Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать. Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем.

Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа. Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо.

Эмоциональные оценки тоже не нужны. Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия. Для отправки делового письма можно использовать несколько методов.

Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно.

Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо.

Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно.

Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату.

Недостатком является длительный срок доставки писем. ( Пока оценок нет ) Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Как правильно написать письмо – обращение в различные органы? Это дисциплина, которую следует хорошо Такой документ как рекомендательное письмо работнику широко распространен в мировой практике. В нашей же Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д.

В нашей же Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, Многие работодатели сталкиваются с тем, что в штате у них числятся сотрудники, в отношении

Главное о бланках организаций

При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению .Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус. Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа.

В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта.

При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном. Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков.

Вы здесь:

Фирменный бланк организации Документы, Письма16.02.2016publisher В любой организации, компании или у индивидуального предпринимателя существует своя система делопроизводства. Она предполагает использование фирменных бланков.

Их использование не является обязательным, но в некоторых случаях по определенным причинам такие бланки лучше использовать.

Оглавление статьи

  • 1 Для чего нужен фирменный бланк организации
  • 2 Оформление бланка
  • 3 Нюансы
  • 4 Скачать образец фирменного бланка

Для чего нужен фирменный бланк организации

Вести деловую переписку и оформлять приказы можно и без использования специальных бланков, однако их использование говорит не только о солидности компании, но и позволяет создать впечатление солидности и серьезных намерений.

Это своеобразный инструмент, демонстрирующий фирменный стиль компании, что наравне с фирменными визитками и конвертами позволяет создать имидж серьезной организации и надежного партнера. Конечно, фирменный бланк сам по себе не может гарантировать успешного заключения сделки и не повышает вероятность удачного партнерства, но среди другой корреспонденции от разных компаний ваше обращение или информационное письмо на фирменном бланке будет выделяться.На бланках такого типа оформляются самые разные документы:

  • исходящая корреспонденция;
  • докладные записки;
  • информационные письма;
  • приказы;
  • договора и многое другое.

Текстовая составляющая в данном случае важна, но дизайн и оформление такого документа также играет свою роль. По этой причине этот элемент должен выглядеть красиво, оригинально, но без излишеств, при этом все детали оформления желательно оформить так, чтобы их было легко заметить, а адресат мог при этом получить всю необходимую информацию.

Создать бланк можно тремя способами:

  1. Самостоятельно нарисовать дизайн и печатать необходимое количество таких документов на любом принтере по мере необходимости.
  2. Заказать разработку и печать в типографии, однако такие услуги будут стоить дороже.
  3. Использовать специальное программное обеспечение, с помощью которого можно создать собственный бланк, используя готовые шаблоны или собственные наработки. Одна из таких программ доступна для скачивания по адресу: soft.oszone.net/program/3642/programma_dlu_sozdaniu_blankov.

Фирменный бланк, образец которого расположен на данной странице, может быть выполнен в любом стиле и содержать любые необходимые вам элементы дизайна, однако при оформлении стоит придерживаться определенных правил.

Оформление бланка Такие бланки оформляются на листах формата А4 и должны содержать следующие атрибуты:

  • название организации или указание ИП;
  • контактные данные;
  • по желанию или при необходимости можно указать платежные реквизиты, а также ИНН и КПП.

Что касается логотипа – по этому поводу у разных дизайнеров точки зрения отличаются.

Одни считают, что уделять этому особе внимание не нужно, так как при заказе печати бланков в типографии такой вариант будет стоить дороже, а пользы от него не так много.

Другие утверждают, что логотип – это фирменный знак, по которому компанию будут узнавать, поэтому его надо буквально «навязать» адресату. Обе эти точки зрения можно считать крайностями, и лучше использовать компромиссное решение: логотип можно использовать где-то в углу бланка или рядом с наименованием организации, но не стоит размещать его несколько раз на одном листе и тем более не желательно использовать логотип в качестве фонового рисунка. Последнее объясняется не столько нюансами дизайнерского искусства, сколько практическими доводами: во многих организациях для передачи документов используется факс, и пересылка «перегруженных» графическими элементами документов на таких бланках может оказаться затруднительной.

Нюансы Оптимальный образец фирменного бланка ООО или ИП не должен содержать лишних конструкций и элементов, но при этом обязан выделяться среди обычных документов, отпечатанных на обычной бумаге. Добиться хорошего оформления и при этом не «перегрузить» документ ненужными деталями довольно легко, если следовать определенным правилам. В основном это касается используемых шрифтов.

По большому счету шрифт не может быть объективно «плохим» или «хорошим», так как у каждого человека разное визуальное восприятие. Но точно не стоит использовать для таких бланков различные готические, сложно читаемые или экзотические шрифты, особенно если бланк используется крупной солидной компанией.

Также стоит избегать смешение стилей и шрифтов и не использовать без крайней необходимости подчеркивания, курсив, изменение размеров шрифта. Не используйте слишком мелкий шрифт, особенно при указании на бланке атрибутов и наименования организации: при пересылке факсом это иногда приводит к тому, что адресат получает не читаемую копию документа.

С практической точки зрения также соблюдайте следующие требования.

Не стоит использовать мелованную и глянцевую бумагу, так как она плохо впитывает чернила и это создаст определенные проблемы при необходимости поставить на документе печать. Создавая макет бланка, учитывайте, что возможно готовый отпечатанный документ будет подшиваться, поэтому с левого края листа лучше сделать отступ в 2-2,5 сантиметра.Скачать образец фирменного бланка

Шаблон бланка с реквизитами, расположенными по центру.

Шаблон бланка с реквизитами, расположенными слева на листе.

Фирменный бланк организации образец ооо скачать.

Фирменный бланк ип образец скачать в формате Word. Предыдущая запись Приказ об изменении оклада Следующая запись Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма Т-60

Фирменный бланк ООО и ИП — скачать образцы и как сделать самостоятельно

Здравствуйте! В этой статье мы обсудим фирменные бланки для ООО и ИП.

Сегодня вы узнаете:

  • Зачем компании нужен фирменный бланк;
  • Как создать бланк самому или где заказать его изготовление.

Фирменный бланк компании – разновидность полиграфической продукции. Представляет собой лист формата А4 с постоянным имиджевым содержанием и свободным местом для заполнения. Законодательство РФ никак не регулирует понятие фирменного бланка предприятия.

Любая коммерческая или некоммерческая негосударственная организация может самостоятельно принять решение об утверждении индивидуального бланка для документов. Фирменный бланк формирует имидж компании, демонстрирует солидность и повышает статус в глазах партнеров.

Фирменный (или брендовый) бланк применяется в следующих ситуациях:

  • Приказы (на бланке, например, можно издать или );
  • Договора (как внутри организации, так и с партнерами);
  • Доверенности;
  • Справки (на бланке можно печатать справки для сотрудников с места работы: о доходах, для визы и так далее);
  • (это может быть электронное письмо на бланке или распечатанное сообщение в бумажном конверте);
  • Коммерческие предложения;
  • Выставляемые счета;
  • Отчеты.

Создавать собственный дизайн бланков или нет каждая компания решает сама. Для тех же, кто собирается использовать фирменное оформление бланков, рекомендуется иметь под рукой образцы как в электронном, так и в отпечатанном, бумажном виде.

Выкладываем для вас образцы фирменных бланков. Вам нужно скачать их и заменить приведенные данные на свои. Скачать фирменный бланк ООО «Городской Портал»; Скачать фирменный бланк ООО «ЮграДомоСтрой»; Скачать фирменный бланк ИП Шемет М.А.; Скачать фирменный бланк ИП Котенев В.О.

Любой бланк начинается с «шапки», которая содержит:

  1. (по желанию);
  2. Наименование и реквизиты организации (ОГРН, , для – КПП);
  3. Банковские реквизиты (наименование банка, БИК, номер счета);
  4. Юридический адрес;
  5. Контактные данные (фактический адрес, номер телефона, адрес электронной почты, сайт).

Расположение шапки может быть как угловым (столбиком в верхнем левом или правом углу листа), так и продольным (по всей строке).

Гораздо реже в шаблонах для документов используются нижние колонтитулы. Например, вниз страницы можно убрать контактные данные, а наименование и логотип оставить наверху. На фирменных бланках разрешено размещать не только название, но и логотип компании. Как ООО, так и , могут использовать в своих фирменных бланках любой шрифт читаемого размера.
Как ООО, так и , могут использовать в своих фирменных бланках любой шрифт читаемого размера.

Единственные условия – текст должен быть разборчивым (рекомендуется использовать шрифт не меньше 10 кеглей), а бумага должна быть белой или светлой (об этом говорит ГОСТ Р 6.30). Запрещено использование негосударственными организациями символики страны (флаг, герб).

В целом внешний вид фирменного бланка, как и любой другой управленческой документации, подчиняется ГОСТу Р 30-2003, но его требования несут лишь рекомендательный характер. Не стоит перегружать документ графическими изображениями (крупным логотипом).

Чем больше на бланке картинок, тем дороже его печать и тяжелее пересылка факсом и по электронной почте. От фотографий с мелкими деталями и фоновых изображений стоит вовсе отказаться. Шапка должна присутствовать только на первой странице бланка, но форматирование (шрифт, его цвет и размер, межстрочный интервал и так далее) необходимо сохранить единое на весь документ, вне зависимости от его объема.

В фирменном бланке разрешено использование выделения жирным шрифтом или курсивом, но от применения сразу нескольких шрифтов лучше отказаться. Солидности фирменному бланку может придать печать на качественной плотной бумаге. Пустые бланки с логотипом и шапкой компании можно заранее заказать в типографии, а в дальнейшем печатать на них необходимую документацию через обычный офисный принтер.

Создать шаблон фирменного бланка можно одним из способов:

  • Самостоятельно в текстовом редакторе (например, в популярном ворде);
  • При помощи специальных программ, в том числе в режиме онлайн;
  • Через услуги профессионалов.

Распечатать готовые шаблоны можно впрок большим тиражом в типографии, что обойдется компании в 0,5-1 руб. за экземпляр, или самостоятельно на принтере. В обоих случаях цена будет зависеть от качества бумаги, краски и способа печати (цифровая печать, офсет).

Во всем нужно знать меру, поэтому не стоит гнаться за самым дорогим вариантом.

Бланки на глянцевой или слишком плотной бумаге выглядят представительно, но совершенно неудобны в использовании. Офсетная печать бланков выгодна только при больших тиражах (от 3000 экземпляров), а по скорости она всегда уступает цифровой печати (5 дней против 1 часа). Чтобы самостоятельно сделать бланк на компьютере (например, в программах Microsoft Word или Openoffice Writer), необходимо начать с создания нового документа.

Задаем параметры страницы:

  • Формат А4;
  • Книжная (вертикальная) ориентировка;
  • Верхнее и нижнее поле 15 мм;
  • Левое поле 20-25 мм (чтобы документ можно было подшить), правое от 10 до 15 мм.

Далее, создаем шапку.

Чтобы ее было сложно изменить, лучше расположить текст в колонтитуле. Наиболее распространено использование только «шапки», то есть верхнего колонтитула, но при желании информацию можно разделить на две части и расположить и в верхнем, и в нижнем колонтитуле. Печатаем шапку:

  1. Логотип, наименование. Для узнаваемости лучше начинать бланк с картинки-логотипа, но если такой нет, придется написать название компании. Сделать это желательно крупным жирным шрифтом (если весь текст будет напечатан шрифтом 12, то наименование можно смело писать шрифтом 18).
  2. ИНН и одной строкой, уже маленьким шрифтом (около 10).
  3. следующей строкой (в зависимости от формы ).
  4. Полные банковские реквизиты. Не только номер счета, но и наименование и БИК банка.
  5. Контактные данные.

После шапки (или перед нижним колонтитулом) проводим черту в виде сплошной линии по всей ширине листа.

Это необходимо, чтобы визуально отделить реквизиты и контактные данные от основного содержания документа. Титульная страница бланка готова. Остается только разработать стиль для остального документа и придерживаться его при заполнении.

Создать свой фирменный бланк можно даже в режиме онлайн.

Более того, работать в программах, специально предназначенных для дизайна документов, гораздо удобнее, чем в текстовых редакторах. Например, создать онлайн персональный бланк можно на сайте Canva и на интернет-страницах некоторых типографий. Преимущества подобных сервисов заключаются прежде всего в библиотеках готовых решений и шаблонов.

Большинство сайтов позволяет создавать бланк не с нуля, а по одному из дизайнов, которой нужно только дополнить собственным логотипом и реквизитами. Готовый шаблон можно скачать в виде картинки или PDF-документа, или сразу отправить на печать.

Не обязательно создавать оформление бланка самому, эту задачу можно поручить специалистам. Заказать фирменный дизайн документов можно в типографии, рекламной компании, дизайнерской студии в своем городе или удаленно. Через интернет заказ можно отправить даже за пределы страны.

Создание фирменного стиля с нуля обойдется компании в 5000-60000 рублей. Оформить бланк с готовым логотипом, или только откорректировать стиль будет стоить дешевле – 1000-4000 рублей.

Фирменный бланк.Зачем он нужен и как его создать?

Быстрое изготовление и доставка. scomfort.ru

18 мая 2020409 прочитали756 просмотров публикацииУникальные посетители страницы409 прочитали до концаЭто 54% от открывших публикацию1 минута — среднее время чтения Фирменный бланк часто используется в работе разных компаний — это хороший инструмент в работе!

Его используют для ведения внутренней и внешней рабочей документации. В нем обычно есть элементы фирменного стиля: фирменные цвета, логотип, реквизиты. Такой бланк вызывает доверие к вашей компании и говорит о ее надежности и солидности.

Конечно сейчас многие стали делать часть бланков в электронном виде, но реальные бланки все равно остаются также нужны, и их пока не удалось полностью заменить электронными, т.к. не все процессы в работе компаний компьютеризованы.Ниже предлагаю рассмотреть основные вопросы связанные с этой темой.1. Где используются фирменные бланки?-Приказы и распоряжения руководства-Гарантийные письма-Коммерческие предложения-Информационные письма (для налоговой, гос.фондов, поздравлений, уведомлений)-Благодарность сотрудникам-Отчеты2.

Какую информацию может содержать фирменный бланк?-Логотип-Элементы стиля (в фирменных цветах)-Название компании-Контакты (адрес, телефоны, сайт, e-mail)-Реквизиты (ИНН, ОГРН, банк, БИК, р/с)-Исходящий и входящий номера с датамипримеры бланков3. Какие требования рекомендованы по оформлению фирменного бланка?-Обычно это формат А4(210*297мм)-Бумага белая или со светлым оттенком-Разборчивый и крупный шрифт текста-Полное название компании, включая правовую форму (ИП, ООО, ПАО и т.д.)-Полный юридический адрес -Наличие отступов по полям (верх-низ по 2см, слева 2,5-3см, справа 1см)-Если бланк состоит из нескольких страниц, то должна быть их нумерация-Может быть продольным или угловым(более удобный)Ниже предлагаем ознакомиться со схемой классификации фирменных бланков.схема классификации фирменных бланков4.

На что обратить внимание при создании привлекательного и стильного бланка?-Не перегружать макет (использовать не более 3-х цветов, 2-3шрифта, картинки не более 1/4 площади)-Создавать макет в нужных программах (CorelDrow, Illustrator, Photoshop)-Использовать элементы(логотип,картинки и т.п.) хорошего качества-Заранее определить первоочередную информацию для выделения(размером шрифта, видом шрифта, цветом, расположением)-Использовать оригинальность (цветовые сочетания,расположение и форма)-Выбирать хорошую бумагу (слабофактурную или цветную в массе)-Примените спец.обработку (тиснение, лакирование, шелкографию)5. Как выбрать хорошую бумагу для фирменного бланка?-Выбрать бумагу из вееров(образцов) Поставщиков бумаги в типографии-Сделать цветопробу на этой бумаге-Если цветопроба не понравится, то заменить бумагупример веера образцов с бумагой6. Как получить бланк с цветами печати, которые Вам понравятся?-Выбрать цвета в макете по палитре цветов в типографии -Сделать цветопробу по возможности на выбранной бумаге-Проконтролировать чтобы тираж напечатали по цветопробе7.

Как напечатать бланки, сэкономив на стоимости?-Заказать чуть больше, чем Вам нужно (например от 500-1000шт.)-Использовать не дорогую дизайнерскую бумагу (например офсетку 80-120гр)-Предоставить в типографию свой макет для печати-Не делать срочную печать-Использовать в макете 2-3цвета-Заказать дополнительно другой вид продукции, объединив заказы и попросив скидкуЕсли эта статья принесла вам полезную информацию, то ставьте лайк-это оценка нашей работы по ее написанию!Также приглашаем сделать у нас расчет на Ваши бланки!Цены приемлемые, сроки минимальные, качество отменное!С уважением , коллектив «Система Комфорт»www.тел.8-499-686-70-00Адрес: м.Водный стадион, Кронштадтский б-р, д.7. стр.3

Фирменный бланк для ООО и ИП

8290 Фирменный бланк не является обязательным атрибутом субъекта предпринимательской деятельности (ИП или ООО). Его наличие – это, скорее, вопрос престижа, нежели реальная необходимость.

Применение фирменного бланка можно рекомендовать фирмам и компаниям, деятельность которых связана с множеством договорных отношений либо с необходимостью ведения обширной деловой переписки.

ФАЙЛЫ Вариант 1 Вариант 2 Вариант 3 Сведения, подлежащие включению в фирменный бланк, регламентированы Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003, введенным в действие Постановлением 65-ст Госстандарта РФ от 3.03.2003 года. В соответствии с указанным ГОСТ-ом, обязательным требованием к содержанию фирменного бланка является наличие в нем реквизитов, позволяющих адресату письма идентифицировать владельца фирменного бланка.

К числу реквизитов относятся:

  • наименование субъекта предпринимательской деятельности с указанием его организационно-правовой формы, номер ОГРН (ОГРНИП), ИНН, КПП (для ООО);
  • сведения о подчиненности, если бланк принадлежит, например, филиалу или структурному подразделению;
  • опционально, то есть при желании и при наличии, в фирменный бланк может быть интегрирован логотип субъекта предпринимательской деятельности;
  • юридический адрес;
  • контактные данные ИП или ООО, включая адрес, факс и номера телефонов. Опционально могут быть указаны электронные адреса и сайты;
  • сведения о банковских реквизитах при желании. Включение банковских реквизитов в бланк рекомендуется для ИП или ООО, ведущих обширную договорную переписку.

Принято считать, что фирменные бланки – это частичный эквивалент печати для субъектов предпринимательской деятельности, не обладающих печатью. Это заблуждение объясняется народной памятью о делопроизводстве СССР 70-х годов, когда фирменные бланки имелись только у Совета Министров и КГБ.

При отсутствии частной предпринимательской деятельности документационное обеспечение предприятий и организаций в СССР осуществлялось централизованно на государственном уровне. Предприятия и организации обеспечивались так называемыми штампами, оттиск которых содержал в себе все необходимые идентификационные реквизиты.

Эти штампы действительно могли исполнять роль печати в определенном сегменте деловой переписки. С развитием цифровых технологий и частного бизнеса возможность разработки и использования бланка имеют даже те, кто бизнесом вообще не занимается.

Это означает, что фирменный бланк является эквивалентом стандартной визитки, но исполненной на листе бумаги и сопровождаемой текстом письма.

Исключение из закона требований о наличии печати у юридических лиц не сделало фирменные бланки эквивалентом отсутствующей печати. В сфере договорных отношений и отношений с государственными органами эквивалентом печати стала подпись руководителя предприятия. А за фирменными бланками, как уже было сказано выше, сохранилась «представительская» функция, призванная вызвать доверие адресата к ее владельцу как к субъекту предпринимательской деятельности.

Сразу скажем, что договоры на фирменных бланках не оформляются, поэтому договорные правоотношения из сферы применения бланков можно исключить сразу. Фирменный бланк применяется при оформлении таких документов как:

  • Приказы;
  • Доверенности;
  • Справки;
  • Письма (деловая переписка);
  • Коммерческие предложения;
  • Счета на оплату;

Заметьте, в деловой или рекламной переписке использование фирменных бланков не ограничено.

Специалистов и фирм, специализирующихся на разработке фирменных бланков, существует множество. Как правило, услуги по разработке включают в себя и дизайн логотипа ИП или ООО. При обращении к услугам разработчиков, следует хотя бы поверхностно ознакомиться с ГОСТ Р 6.30-2003 и проверить, насколько разработчики руководствуются в своей деятельности положениями этого нормативного акта.

Вполне допустимо, если есть желание и возможность, создать фирменный бланк самостоятельно, благо Интернет предоставляет для кустарных разработчиков массу стандартных логотипов и шаблонов. Существуют два способа функционирования фирменных бланков.

Первый – это собственно типографское произведение, заказанное субъектом предпринимательской деятельности определенным тиражом и возобновляемое при необходимости.

Это не самый дешевый способ и вряд ли пригодится тем ИП и ООО, у которых обширная деловая переписка или обширные рекламные акции.

Форма и структура бланков, отпечатанных типографским способом, всецело определяются амбициями или потребностями субъекта предпринимательской деятельности.

Так, можно заказать цветные фирменные бланки, бланки с водяными знаками или явно выраженной фактурой бумаги. Второй способ – это интегрирование фирменного бланка в офисный компьютер. При необходимости любое письмо можно отпечатать непосредственно в теле бланка и вывести на принтер.

Бланк отпечатается вместе с текстом.

Главное о бланках организаций

При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п.

4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус. Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа.

В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта.

При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.

Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне.

Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков.

Письма

Очистить Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции.

Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
  • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  • По форме. Могут быть электронными и обычными.
  • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой. При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения.

Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями.

Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы. Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов.

К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации. Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5.

Основные нормы:

  • Цвет бумаги: белый.
  • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  • Дата оформления письма – это дата его подписания.
  • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  • Адресат – это организация, подразделение или человек.
  • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон. К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

  • 2338
  • 2001
  • 2982
  • 5237
  • 2962
  • 2572
  • 10713
  • 4923
  • 4217
  • 3553
  • 12561
  • 21596
  • 7671
  • 7292
  • 7703
  • 7497
  • 18500
  • 9712
  • 13559
  • 12165
  • 18317
  • 15464
  • 12364
  • 13820
  • 14407
  • 8121
  • 11263
  • 21314
  • 9136
  • 11421
  • 18670
  • 16668
  • 26461
  • 9987
  • 15959
  • 16502
  • 18617
  • 13406
  • 11989
  • 14355
  • 15966
  • 21345
  • 8269
  • 33572
  • 20403
  • 15029
  • 10777
  • 21344
  • 9660
  • 13897
  • 9754
  • 31595
  • 25857
  • 26692
  • 9060
  • 8650
  • 7301
  • 7222
  • 6721
  • 10292
  • 11283
  • 14593
  • 28034
  • 19544
  • 30626
  • 25922
  • 40655
  • 53879
  • 40312
  • 30849
  • 40511
  • 48741
  • 24617
  • 26101
  • 47525
  • 24128
  • 43307
  • 30181
  • 65592

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Юрист Опубликовано 15 января 2021 Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам. Содержание Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

  • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
  • при ведении бизнеса;
  • при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

  • коммерческие предложения.

    Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;

  • запросы (документов, информации, данных) и просьбы.

    Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы.

    Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;

  • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
  • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
  • информационные и сопроводительные письма.

    Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;

  • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

  • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
  • вежливое обращение;
  • грамотность, краткость и лаконичность информации;
  • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия: Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата.

Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату. Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде.

Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии. Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

При официально-деловой переписке не допускаются:

  • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
  • невежливое обращение;
  • искажение или пространное изложение информации.

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим , который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

  • используется как продольный, так и угловой бланк;
  • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
  • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
  • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
  • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так: Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Исх. № 987 от 12.12.2020 Директору ООО «Общество» Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ, ул.

Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович! В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество». Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович Исп. Федоров Ф.Ф. 8 (123) 456789 Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

  • для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
  • если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

с просьбой предоставить документы (незаполненный) Юрист В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция.

В 2021 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого оставьте комментарий под статьей. Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате.

КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?