Главная - Статьи - Нумерация книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в

Нумерация книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в


Нумерация книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в

Как правильно вести и нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек


Вы здесь Опубликовано 2014-08-16 09:25 пользователем OP В законодательстве Российской Федерации есть постановление о правилах ведения, хранения и изготовления бланков трудовых книжек и книг учета движения трудовых книжек. Эта работа должна вестись строго по инструкциям заполнения трудовых книжек.

Также законом РФ предусмотрены и правила хранения книг учета и движения трудовых книжек. Если старая книга учета закончилась, необходимо начать новую. Как это правильно сделать? Как пронумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек?

Новая книга считается продолжением той, которая была перед ней.

Поэтому заполняться она должна в соответствии с предыдущей книгой. Аналогичным образом необходимо заполнить вкладыши в новой книге. Ведение нового журнала осуществляется таким же образом, как и старого.

Согласно законам, все записи в трудовых книжках в разделе должны иметь собственный порядковый номер. Следовательно, нумерация книги учета должна продолжаться при внесении в нее записей в аналогичный раздел самого вкладыша. Если следовать вышеуказанным правилам ведения вкладыша книги учета, то необходимо указать, что он является продолжением старой книги.

Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.

Следует отметить, что никаким правовым актом не предусмотрено, как необходимо осуществлять нумерацию новой книги учета в случае полного завершения предыдущей книги. Работодатель должен хранить и учитывать трудовые книжки своих работников, а также вкладыши в трудовые книжки и чистые бланки.

Для этого работодателю необходимо вести:

  1. приходно-расходный журнал (книгу) для учета бланков книжек и вкладышей}
  2. книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Такой учет должны вести как работодатели различных организаций, так и частные предприниматели. В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек. Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Она обязательно должна быть:

  • пронумерована}
  • прошита или прошнурована}
  • заверена подписью начальника данной организации}
  • скреплена печатью или опломбирована.

Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ. Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться. В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение.

Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения. Если обнаружатся нарушения, работодатель может быть привлечен к административному наказанию. Поэтому не следует ждать визита инспектора, чтобы он обязал вас вести данную книгу как положено.

Лучше делать это своевременно, а именно: пронумеровать, прошить, подписать и опломбировать печатью.

Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек.

При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.

Как правильно нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц.

Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы. Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая.

При покупке книги обратите на это внимание. Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации.

Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги. Листы книги необходимо пронумеровать, прошить, разграфить согласно форме и скрепить сургучной печатью.

Далее книга заверяется руководством.

При заверке книги обязательно указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц. В ней также должна присутствовать подпись кадрового работника.

Эту подпись можно поставить на обложке книги, на ее лицевой или оборотной странице, или же на последней странице.

Как правило, большинство кадровых работников предпочитают именно последний вариант. Эта книга ведется в течение нескольких лет.

Следовательно, за это время может поменяться не один кадровый работник. Каждый новый работник лично отвечает за все внесенные им поправки и записи в книгу учета.

Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка.

То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой.

Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует.

В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором. Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.
Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.

В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет.

Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.

Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу.

Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление.

Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек.

Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново.

Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Правовые документы

  1. постановлении от 16.04.2003 № 225

бухгалтер, юрист В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

Документ утратил силу или отменен 40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:(в ред.

Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см.

текст в предыдущей редакции)а) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;б) трудовых книжек и вкладышей в них.Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.(в ред.

Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)(см.

текст в предыдущей редакции)41.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.КонсультантПлюс: примечание.Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати ( Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.43.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными Российской Федерации об архивном деле.(п.

43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см. текст в предыдущей редакции)44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Открыть полный текст документа

Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика

Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК.
Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК.

А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК.

Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК.

Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет.

Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо.

При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании.

Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

  • основное общее;
  • среднее общее;
  • среднее профессиональное;
  • высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии).

Рекомендуем прочесть:  Кого вызывать при аварии

Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем.

Эта же норма прописана в ТК России.Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК.

Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв.

постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п.

40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г.

№ 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст.

65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает.

Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

  • если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
  • если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
  • по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н.

А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами. Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.Читайте другие статьи автора в нашем блоге: : Теги: Пост написан компанией Это авторский материал.

Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано. Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка» КАМИН — признанный эксперт в области расчёта заработной платы и кадрового учёта. Эксперты компании могут дать ответ на вопрос любой сложности, обучить правильной методике, провести аудит или полностью взять этот сложный участок на себя

  • 208 948 охват за месяц Пользователи, заинтересованныев материалах компании 2 444 716 за все время
  • 439 оценили материалы
  • 159 в избранном
  • 136

Составлен на основе интереса пользователей «Клерка» 3 место

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована.

В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п.

В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка). Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой. Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка.

В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а если организация ликвидирована – то ситуацию исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа (п.

30 Порядка). При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует.

Нумерация страниц в книге учета движения трудовых книжек

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Вопреки доводам апелляционной жалобы судом первой инстанции обоснованно не приняты во внимание представленные ответчиком докладная записку от 09.09.2016 и книга учета трудовых книжек, поскольку данные документы не могут являться допустимыми доказательствами. Как верно указал суд первой инстанции, книга учета трудовых книжек не прошита и не пронумерована (номера страниц отсутствуют), составлялся в одностороннем порядке, что предусматривает возможность внесения в него любых исправлений, докладная записка содержит подпись бухгалтера Т., которая не совпадает с его подписью в платежных документах.

Пояснений, почему указанные подписи не совпадают, апелляционная жалоба не содержит. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги учета движения трудовых книжек, каждый работодатель решает исходя из сложившейся практики и оба варианта будут верны. Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Книга учета движения трудовых книжек ведется несколько лет, до тех пор, пока в ней не будут использованы все страницы. Когда все страницы будут заполнены, необходимо оформить новую книгу учета движения трудовых книжек и продолжать вести обе книги одновременно до тех пор, пока не уволятся те сотрудники организации, сведения о трудовых книжках которых внесены в первую книгу.

Во второй книге нумерацию записей необходимо продолжить с очередного номера, следующего за последним номером первой книги.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Вы здесь Опубликовано 2014-07-19 17:11 пользователем OP Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме.

Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников. Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

  • все страницы должны быть пронумерованы}
  • наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью}
  • книга заверяется подписью работодателя.

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет. Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см.

ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  • принятые от них при поступлении на работу,
  • выданные им, как поступающим на работу впервые,
  • а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует. Приложение № 3 к Постановлению Минтруда Россииот 10.10.2003 № 69 КНИГАУЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ № п/п Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее Фами­лия, имя и отче­ство вла­дельца трудо­вой книжки Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника, кото­рый сдал трудо­вую книжку или на кото­рого запол­нена трудо­вая книжка или вкладыш в нее Наиме­нование места работы (с указа­нием струк­турного подраз­деления), куда принят работник Дата и № приказа (распо­ряжения) или иного решения работо­дателя, на осно­вании кото­рого произ­веден прием работ­ника Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.) Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при уволь­нении (прекра­щении трудо­вого дого­вора) Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки число месяц год 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы: 1 — проставить регистрационный номер в порядке поступления. 2, 3, 4 — проставить дату арабскими цифрами.

В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу. 5 — полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша).

В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют. 7 — вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 — указать место работы (структурное подразделение). 9 — указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 — проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 — проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 — при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки. 13 — уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день. Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г.
Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г.

было 14 граф для заполнения). Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца.

При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках. Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «}Выдан вкладыш»} и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за получен­ную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке. Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной»} и затем вписать правильный текст.

Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек. За несоблюдение описанных выше установленных правил ст.

5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере: от 1000 до 5000 рублей — на физлиц индивидуальных предпринимателей — на ответственных должностных лиц, от 30000 до 50000 рублей — на юридических лиц. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек

Поэтому было достаточно проблематично отследить трудовой стаж работы по совместительству. В новых правилах вносятся разъяснения, как поступать, в случае если запись о новом наименовании переименованной организации была внесена в трудовую книжку неверно.

В действующих правилах не было сказано, как исправлять наименование организации, тем более вот такой случай, когда была допущена ошибка при переименовании организации. По поводу военной и правоохранительной службы у нас сказано, что это не является трудовой деятельностью и действующие правила ведения трудовых книжек предусматривают только внесение записи об общем стаже военной или правоохранительной службы.

А вот гражданская и муниципальная служба, они просто выпали из регламентации ведения трудовых книжек и поэтому сейчас на государственной, гражданской, муниципальной службе все записи не предусмотрены инструкцией по ведению трудовых книжек. Этого не хватало в правилах ведения трудовых книжек.

Новые правила как раз предусматривают внесение записей. Сейчас при нахождении на гражданской службе вносится запись о том, что принят на государственную гражданскую службу, заключён служебный контракт и назначен на должность федеральной гражданской службы. Теперь по новым правилам не делают указание о приёме на службу и заключение служебного контракта.

Когда сотрудник подал заявление о переходе на электронный вариант ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель не позднее трёх рабочих дней должен выдать ему на руки трудовую книжку.

Этой регламентации не хватает сейчас, т.к.

в действующих правилах не установлено в какой срок после того как работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель должен ему на руки эту книжку выдать. Минтруд при этом периодически своё мнение менял, то это было не позднее трёх рабочих дней, то незамедлительно, как только работник подал соответствующее заявление. Теперь хорошо, эти сроки будут регламентированы.

Вот такие изменения предлагают внести в порядок ведения трудовых книжек.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 13 июня 2019 г. Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников.

В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Скачать бланк книги учета трудовых книжек За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства ():

  • на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно

Более полную информацию по теме вы можете найти в . Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах.

Многие высказывают мнение о нецелесообразности подобных мер при возможности скрепления подписью и печатью на сшивке. Ведь при нарушении сшивки Книги с целью внесения в нее «задним числом» сведений, следы вмешательства тоже останутся.Против отмены использования сургучной печати в кадровых документах ничего не имеют и госорганы.

В проекте Плана проведения оценки фактического воздействия нормативных правовых актов на 2019 год 5, подготовленном Минэкономразвития России к общественному обсуждению в период с 01.08.2018 по 28.08.2018, было предложено исключить вышеуказанные требования по оформлению Книги учета трудовых книжек, как устаревшие, а кроме того, затрудняющие поэтапный переход к внедрению электронных технологий в кадровом документообороте.В частности, ведомство указывало: «Целесообразно исключить из абзаца четвертого пункта 41 Правил устаревшие положения, обязывающие работодателей скреплять сургучной печатью или опломбировать Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации указанных книг и заверении подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

Устаревшим данное требование является по следующим причинам: сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется. Для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов у работников и пожаров, печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно».Добавим, однако, что в утвержденный Минэкономразвития План на 2019 год данное предложение не попало 6.

Но мы видим, что в этом направлении есть определенные подвижки.Несмотря на видимое неудобство данного требования, соблюдение его на настоящий момент обязательно. В случае нарушения требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек, установленного абз.

4 п. 41 Правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так случилось, например,.

Журнал учета трудовых книжек – образец заполнения в 2021 году

» Автор Виктория Ананьина На чтение 6 мин.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши. Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения.

Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке делается соответствующая запись. Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате. В книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа.

При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа. Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице: № граф Содержание 1 графа вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. 2,3,4 графы содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней.

Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность.

В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки. 5 графа должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки.

Указание инициалов исключено. 6 графа вносятся серия и номер трудовой книжки.

Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами. 7 графа содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник.

8 графа содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу. 9 графа Вносится дата и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

10 графа содержит подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки.

Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек. 11 графа Сумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.

12 графа Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора 13 графа следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу , в этом случае ставится дата документа почтой. Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.

Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет.

После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов. Так как журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП. Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ. Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

  1. Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?

Нет, нельзя.