Главная - Статьи - Оформление деловых писем образец

Оформление деловых писем образец


Как писать деловые письма (с примерами и образцами)


Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями. Особенности оформления официальных писем:

    Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема. Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании. В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании. В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

    В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»). Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д. Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

Как написать официальное письмо в организацию

Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.

Иванов И.И. т. (819) 555-333, e-mail: В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

  1. приветствие;
  2. тема;
  3. краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
  4. подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме. Правила составления:

  1. чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
  2. поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
  3. в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.
  4. в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
  5. приветствие пишется в обычной форме;

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность. Автор: Как восстановить трудовой договор — просить у работодателя распечатать еще один экземпляр, подписать его заново или сделать дубликат.

01 Сентября 2021 в 11:10 Сведения о профилактических прививках по форме 5 — это отчетность, которую готовят все организации и ИП, имеющие лицензию на осуществление медицинской деятельности.

Передают информацию ежемесячно и по итогам года. 25 Августа 2021 в 13:44 Письмо в налоговую о разъяснении — это документ, в котором налогоплательщик обращается в территориальную ИФНС или центральный аппарат службы и запрашивает информацию по правоприменению законодательных норм.

Отправить просьбу могут как сами плательщики, так и их доверенные представители.

25 Августа 2021 в 12:39 Заявление об исправлении описки в решении суда — документ, в котором участник процесса просит судебный орган устранить ошибки или опечатки в принятом акте. 25 Августа 2021 в 11:36 Неверная электронная подпись — это ЭП, которая не работает и не верифицирует документы.

Как правильно написать деловое письмо

В одном послании должна быть одна тематика, одна цель.

Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами.

У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой.

Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере. При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении. Составление делового письма Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению.
Составление делового письма Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению.

Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет.

Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность.

Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов.

В деловой переписке используются они далеко не все. Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

  1. название организации;
  2. ИНН, КПП;
  3. банковские реквизиты;
  4. е-mail;
  5. почтовый адрес;
  6. дата и номер письма;
  7. отметка о получении.
  8. контактные данные;

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О .

Пример делового письма (стандартные реквизиты): Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид).

Образец делового письма

40373 Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  • ;
  • ;
  • ;
  • ;
  • ;
  • ;
  • ;
  • поздравительное письмо;
  • ;
  • информационное письмо;
  • и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура.

В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации.

    Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма). Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к.

    с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д.

    Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты. Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу.

    Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты.

    Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту. В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы».

    Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения. Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых. Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема. Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление. Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Деловые письма в 2021 году: как написать, виды и примеры оформления

    Главная цель текста – смотивировать получателя:

    1. рассмотреть вопрос;
    2. выполнить что-либо.

    Обычно с помощью этого вида переписки:

    1. доносятся сведения до адресата;
    2. излагаются просьбы разного характера.
    3. запрашивается информация;

    Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

    Стандартное письмо-обращение не требует ответа.

    Примерный образец приведен ниже. Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

    1. требование.
    2. просьбу;
    3. обращение;

    Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо.

    Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

    1. просьба о замене товара и не только.
    2. продажа некачественного товара;
    3. отмена сделки купли-продажи товаров;

    Шаблон прикреплен ниже. Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

    Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта.

    Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

    Один из вариантов приведен ниже.

    Между контрагентами налажены деловые связи.

    Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества.

    Чаще всего предметом общения являются:

    1. информирование о смене расчетных счетов и так далее.
    2. просьба о зачете взаимных требований;
    3. обсуждение сроков оплаты товара;

    По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов. Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту.

    Правила написания и оформления деловых писем

    По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения. Но до тех пор используйте формулировки выше.Разработайте подписьЕсли адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным.

    Убедитесь, что добавили в него следующее:

    1. Статусы, профессиональные награды, степени.
    2. Должность;
    3. Имя;
    4. Ссылки на соцсети.
    5. Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;

    Проведите корректуруЭто может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.Виды писемЭлектронные деловые письма похожи на бумажные аналоги.

    Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

    1. нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования.
    2. информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
    3. претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
    4. запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве.

    В какие сроки нужно ответить на письмоУ каждой компании свои правила и стандарты на этот счет.

    Как написать официальное письмо

    28089 Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа.

    Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

    • Бланк и образец
    • Бесплатная загрузка
    • Онлайн просмотр
    • Проверено экспертом

    ФАЙЛЫ Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

    1. одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
    2. письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
    3. при наличии печати у отправителя — проштамповано.

    Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус. Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром».

    В частности, в бланках всегда должно быть:

    • наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
    • ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
    • адрес (юридический и почтовый);
    • номер контактного телефона, номер факса и индекс;
    • на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
    • номер исходящего послания и дата его составления;
    • если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

    Информационные письма могут быть самыми различными:

    • гарантийными;
    • рекомендательными;
    • сопроводительными;
    • подтверждающими;
    • рекламационными;
    • инструкционными;
    • извещательными;
    • пригласительными и т.д.

    То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам.

    Главное условие — их соответствие определенным критериям. При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название. При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов.

    В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени). Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

    Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается. К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные.

    В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

    Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка. Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

    • наименование организации-отправителя;
    • адрес организации;
    • контактный телефон (для связи);
    • должность и ФИО ее представителя;
    • суть послания;
    • подпись отправителя.

    К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы.

    В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте.

    Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

    Отправлять официальные письма можно разными способами:

    • Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
    • Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

    Правила оформления делового письма

    В противном случае к отправленному письму не будет доверия, как и к самой компании-отправителю. Поэтому при оформлении необходимо следить за правописанием, строго придерживаться правил. Не сомневайтесь — получатели придают немалое значение тому, насколько грамотно и лаконично составлено послание в письме.Стоит отметить, что в рамках деловой переписки приходится писать не только на кириллице.

    Письмо на английском языке должно быть не менее грамотным, несмотря на то что отправитель не является его носителем. В письмах нужно коротко и четко формулировать предложения, излагать информацию в определенном стиле.Приступая к оформлению, нужно руководствоваться рядом обязательных правил:Первым делом определитесь с типом послания и придерживайтесь требуемой направленности (предложение, извещение, гарантия и т.

    п.).При составлении писем используйте только достоверную информацию.

    Ложные сведения распространяют мошенники и те, кто не заинтересован во взаимовыгодном сотрудничестве.Избегайте использования сложных формулировок, большого количества причастных и деепричастных оборотов, специальных терминов в письмах.Исключите любое проявление грубости в письме. Так же, как и чрезмерную демонстрацию расположения.
    Так же, как и чрезмерную демонстрацию расположения.

    Помните — эмоциональность в официальной переписке неуместна.В письме освещайте только один вопрос, не перепрыгивайте с темы на тему.Позаботьтесь о наличии всей важной информации. В том числе: контактных данных, адреса, банковских реквизитов.Забудьте про уменьшительно-ласкательные слова, сленг, просторечные выражения, смайлики, эмодзи.

    В деловой переписке их не существует.Кроме того, обязательно проверьте готовый вариант на предмет ошибок, опечаток, фактических неточностей.Email-послания могут сопровождать дополнительные файлы.

    Бумажные — соответствующие приложения, оформленные на бумаге. Они нужны, чтобы дать адресату более полное представление о теме, подтвердить серьезность намерений в письме.Обращайтесь

    Как правильно составить деловое письмо: образец и примеры составления

    Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

    Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно.

    Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений.

    Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли.

    Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы.

    Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем).

    Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

    Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить.

    Тогда это будет настоящим деловым письмом.

    Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного.

    Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит.

    Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

    Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

    Деловое письмо. Образец и бланк

    » Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса.

    С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

    • гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
    • коммерческие предложения;
    • извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
    • оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
    • рекламация (официальная претензия);
    • сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
    • подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
    • просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
    • напоминание;
    • поздравление;
    • приглашение;
    • благодарственные;
    • рекомендательные;
    • соболезнования.

    В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании.

    Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации.

    Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем. Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо».

    Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи. Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано.

    От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.). Теперь можно приступать собственно к написанию письма.

    Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

    Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все.

    Обычно набор ограничивается следующими:

    • название организации;
    • адрес (почтовый и/или юридический);
    • ИНН, КПП;
    • данные о контактах (телефон, факс);
    • адрес электронной почты;
    • банковские реквизиты;
    • дата написания;
    • регистрационный номер.

    Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям.

    Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере. В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже. Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение.

    Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!» Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

    • причина или цель написания;
    • основная часть;
    • итоговая часть (вытекающая из основной);
    • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
    • должность лица, подписавшего письмо;
    • ФИО исполнителя;
    • список приложений (при их наличии).

    Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте.

    В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

    Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно. Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания. В первую очередь – на грамотность.

    Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

    Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты.

    Поэтому размер не должен превышать 1 страницы. Форма письма должна быть максимально корректной.

    Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д.

    для облегчения чтения и понимания его смысла.

    Это создает благоприятное впечатление. Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см. Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

    Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать. Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем.

    Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа. Информация должна быть полной, достоверной и проверенной.

    В противном случае ее использование недопустимо.

    Эмоциональные оценки тоже не нужны. Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения. Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.
    Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

    Для отправки делового письма можно использовать несколько методов.

    Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

    1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно.

    Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно.

    Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

    2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты. 3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати.

    Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки с уведомлением о вручении. При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату.

    Недостатком является длительный срок доставки писем.

    ( Пока оценок нет ) Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Как правильно написать письмо – обращение в различные органы?

    Это дисциплина, которую следует хорошо Такой документ как рекомендательное письмо работнику широко распространен в мировой практике.

    В нашей же Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, Многие работодатели сталкиваются с тем, что в штате у них числятся сотрудники, в отношении

    Деловая переписка – примеры писем

    » Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе.

    Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании.

    А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, , гарантийные письма, информационные и так далее.

    Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на , чтобы не допускать ошибок.Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

    Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке.

    В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма.

    Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение.

    Деловое письмо состоит из таких основных частей:1.

    Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы.

    Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо.

    Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно.

    Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений.

    Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.3.

    Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.4.

    Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы.

    Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем).

    Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

    Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете , то опишите его возможные варианты.

    Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного.

    Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит.

    Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

    Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype.

    Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ.

    Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста. ( 103 оценки, среднее 4.27 из 5 ) 14 164Понравилась статья?

    Поделиться с друзьями:Читайте статьи по теме

    Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

    Юрист Опубликовано 15 января 2021 Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

    Содержание Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

    • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
    • при ведении бизнеса;
    • при направлении претензий потребителей.

    Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

    • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
    • запросы (документов, информации, данных) и просьбы.

      Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;

    • претензии.

      Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;

    • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
    • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
    • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

    Используйте эти инструкции бесплатно. Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

    • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
    • вежливое обращение;
    • грамотность, краткость и лаконичность информации;
    • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

    Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия: Шаг 1.

    Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

    Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

    Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь. Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату. Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ.

    Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

    Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными. При официально-деловой переписке не допускаются:

    • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
    • невежливое обращение;
    • искажение или пространное изложение информации.

    Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим , который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

    • используется как продольный, так и угловой бланк;
    • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
    • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
    • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
    • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

    В общем виде угловой бланк выглядит так: Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп.

    Замечательный, д. 1 Исх. № 987 от 12.12.2020 Директору ООО «Общество» Иванову И.И. 123456, Россия, Субъект РФ, ул. Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество». Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

    Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович Исп.

    Федоров Ф.Ф. 8 (123) 456789 Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

    • для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
    • если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

    с просьбой предоставить документы (незаполненный) Юрист В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2021 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

    Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого оставьте комментарий под статьей.

    Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

    Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

    Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?