Главная - Статьи - Срок хранения кадровых документов в организации в 2021 году таблица

Срок хранения кадровых документов в организации в 2021 году таблица


Храним документы с учетом новых сроков


С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает.

Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.

Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту — Перечень).

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения.

Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит.

Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г.

№ 558. Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет. В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности. Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:Важно!
Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:Важно! Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):Важно! Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).Важно! Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет.

Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.

24 НК РФ). Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены НК РФ.

Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ). В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):Важно!
В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):Важно!

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).Важно!

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).Важно! Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п.

368″старого» Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.Важно! Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).Важно! Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).Важно!

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня). Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

: Теги: Пост написан компанией Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано. Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка» ГК «РосКо — Консалтинг и аудит» образована в 2004 году. Являемся членом Московской ТПП, Палаты Налоговых консультантов, СРО «Российский союз аудиторов» и НП «Партнерство РОО».
Являемся членом Московской ТПП, Палаты Налоговых консультантов, СРО «Российский союз аудиторов» и НП «Партнерство РОО».

  • 299 526 охват за месяц Пользователи, заинтересованныев материалах компании 2 431 237 за все время
  • 120 оценили материалы
  • 65 в избранном
  • 115

Составлен на основе интереса пользователей «Клерка» 1 место

Новости

5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения б).

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 лет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. Кадровый учет Графики отпусков 3 года Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже.

5 лет Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве а) 45 лет; связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно а) по месту составления; б) в других организациях б) 5 лет Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках

Срок хранения документов в 2021 году

Новые сроки хранения применяются к документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до 18 февраля 2020 года.Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием срока их хранения представлен в Таблица содержит 12 больших разделов и 657 наименований с указанием срока их хранения.Для удобной навигации был сделан видов документов.Некоторые документы имеют примечания, в которых указаны дополнительные правила их хранения.В таблице указаны документы, у которых был изменён срок хранения.Хранить документы можно больше положенного срока.

При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения.
Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.За нарушение срока хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии с НК РФ и КоАП РФ.При отсутствии первичных документов штраф накладывается:

  • на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении
  • на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода

При нарушении правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов накладывается штраф в соответствии

  • на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей;
  • на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то ФНС выставит штраф в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 тысяч рублей.Онлайн-сервис отвечает всем требованиям ведения электронного документооборота. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под нужды пользователя.

Рекомендуем прочесть:  Сделать снилс ребенку в мфц москве

разработан для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, а хочет как можно скорее приступить к работе. АО «Калуга Астрал» обеспечивает роуминг с 20 операторами ЭДО.

: Теги: Пост написан компанией Это авторский материал.

Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано. Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка» Единая бизнес-среда для вашего бизнеса и бизнеса ваших клиентов.Экосистема клиентского сервиса: от регистрации бизнеса до работы по направлениям деятельности.

  • 92 281 охват за месяц Пользователи, заинтересованныев материалах компании 799 366 за все время
  • 112 оценили материалы
  • 116 в избранном
  • 116

Составлен на основе интереса пользователей «Клерка» 4 место 8 отзывов

Новые сроки хранения документов: таблица

Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.

311,312 Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет НК РФ, , п.

4 ст. 283 Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка НК РФ, , п. 5 ст. 346.6 Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов 6 лет НК РФ, Расчеты по страховым взносам 50/75 лет Перечень Росархива, утв.

Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов 6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч.

квитанции о получении Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п.

, 6.3 Читайте также: Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП.

Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех. Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг.

установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников. Документ Срок хранения Основание Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения 50/75 лет Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст.

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <> В соответствии с Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными и и данного Федерального закона.К указанным перечням документов относятся:1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):- типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года — Перечень, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);- типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.Также см. по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.

Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.Кроме того, до 17 декабря 2020 года для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применялся Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв.

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические , разработанные ВНИИДАД.

КонсультантПлюс: примечание.Внимание!

С 1 января 2021 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2020 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см.

Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ).Необходимо учитывать, что Правительством РФ определен нормативных правовых актов и их групп, а также отдельных положений, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины».

При этом в отношении некоторых актов и положений установлен ограниченный нахождения в перечне (см. Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).

Вид документаОрганизацииСрок храненияОснование Открыть полный текст документа

Сколько нужно хранить документы по зарплате в 2021 году

Автор: 22.01.2021 Актуально на 22 января 2021 Время для прочтения: 4 минуты Прочитано: Сохранить статью Содержание В 2021 году действует , который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по заработной плате. В этом материале приводим их все в таблице.

Также смотрите: Их определяет упомянутого приказа.

Вот ключевые изменения по документам зарплаты с 18.02.2020:

  • документы о получении з/п теперь нужно хранить 6 лет, а не 5 (это когда у работников есть лицевые счета);
  • реестры сведений о доходах физлиц вместо 75 лет нужно хранить всего 5 лет;
  • лицевые счета работников: 75 лет – документы, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 г. (так было и раньше); 50 лет – если оно закончено после 01.01.2003 (это нововведение).

Далее в таблице показаны все документы по зарплаты и соответствующие обязательные нормативные сроки их хранения с уточнениями Росархива. ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Утвержденные фонды заработной платы: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До минования надобности Положения об оплате труда и премировании работников: (1) После замены новыми а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях 5 лет (1) Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 6 лет (1) (1) При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 50/75 лет ЭПК – Переписка о выплате заработной платы 5 лет – Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 лет – Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы 5 лет (1) (1) После исполнения Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования 5 лет – Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет – Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы 5 лет – Пояснение: срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

22.06.2017 20.02.2020 03.09.2020 22.04.2020 10.11.2020 18.12.2020 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2021 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"]

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет 310 – Налоговые декларации ИП – Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет 310 392 Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 313 397 Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет 314 398 Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения 315 399 Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 6 лет 317 368 Счета-фактуры 4 года 5 лет 318 401 Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения Постоянно 5 лет 319 – Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним – 5 летУчет имущества 321 427 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии) Постоянно (на усмотрение архива). О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет 5 лет 323 429 Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов 324 – Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации – До ликвидации организации 325 432 Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю

Сроки хранения документов в организации в 2021 году

5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб).

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а).

5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.

Кадровый учет Графики отпусков 3 года Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году

Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда.

Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет.

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

  1. платежные ведомости и документы к ним;
  2. расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи.

Обратите внимание.

Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет. В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

  1. удержание налогов.
  2. осуществление расходов;
  3. получение доходов;

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ.

Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

  1. для исчисления и уплаты налогов;
  2. для составления отчетности;
  3. для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.

Как правильно хранить документы

Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы.

Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат. Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии.

Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру. Открытый доступ к документам.

При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна.

Такие документы не должны находиться в свободном доступе.Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.Потерянные документы могут понадобиться.

Например, их может запросить налоговая.

Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию. За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Отсутствие документов бухучетаОт 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП От 5000 до 10 000 ₽ — для компанийГрубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения10 000 ₽ за один налоговый период

Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года

Автор: 22.01.2021 Актуально на 22 января 2021 Время для прочтения: 7 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание В 2021 году действует , который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения бухгалтерских документов.

Сколько времени хранить в организации документы бухгалтерского учета и отчетности, определяет упомянутого приказа.